זה מגיע כל שנה באותו תזמון. נובמבר, מבט בטבלה, ומתברר שנשאר תקציב. לפעמים קצת, לפעמים הרבה יותר ממה שחשבתם. ומכאן מתחיל מרוץ קצר מאוד, כי ניצול תקציב רווחה אחרי 31 בדצמבר הוא כבר לא אפשרי, והכסף פשוט חוזר לארגון.
הבעיה היא לא הכסף. הבעיה היא שכשרצים, קונים את מה שזמין ולא את מה שנכון. והעובדים מרגישים את ההבדל.
למה זה קורה כמעט לכולם
לא בגלל חוסר תכנון. בדרך כלל זה שילוב של כמה דברים שקרו במהלך השנה. אירוע שנדחה ולא חזר ללוח. פעילות שתוקצבה למאה ועשרים והגיעו שמונים. תקציב שאושר באמצע השנה ולא הספיק להיכנס לתוכנית. ולפעמים פשוט רבעון עמוס שבו אף אחד לא התפנה להפיק כלום.
התוצאה זהה בכל המקרים: סכום שצריך לצאת, וזמן קצר מדי כדי לעשות איתו משהו טוב.
מה עדיין אפשר להספיק בשבועות שנשארו
בנובמבר ודצמבר שוק האירועים בשיא העומס, אבל לא הכל סגור. אלה הדברים שבדרך כלל עדיין זמינים, לפי סדר מהמהיר לאיטי:
- מתנות וחוויות לעובדים. הכי מהיר לביצוע, אבל גם הכי פחות זכיר. עובד אם צריך פשוט לסגור סכום.
- האפי האוור או ערב צוות במשרד. אפשר לסגור בשבועיים, ולא תלוי בזמינות של מתחמים חיצוניים.
- סדנה לצוות. סדנאות בישול, קוקטיילים או יצירה עדיין נמצאות בשבועות האלה, בעיקר באמצע שבוע.
- אירוע חנוכה או הרמת כוסית. צריך לסגור מיד, ספקים ומתחמים נחטפים כבר מאוקטובר.
- נופש חברה. כמעט בלתי אפשרי לדצמבר הנוכחי, אבל אפשרי לינואר אם התקציב מאפשר התחייבות עכשיו.
הכלל: ככל שיורדים ברשימה, צריך להרים טלפון מוקדם יותר.
הטעות שעולה הכי הרבה
כשנשאר תקציב ויש לחץ זמן, הפיתוי הוא לפזר. קצת מתנות, קצת כיבוד, עוד משהו קטן לכל צוות. זה סוגר את הטבלה, אבל אף עובד לא יזכור את זה בפברואר.
אירוע אחד שמרגישים אותו עדיף כמעט תמיד על שלושה דברים קטנים באותו סכום. גם מבחינת התחושה בארגון וגם מבחינת מה שתוכלו להראות כשתבקשו את התקציב לשנה הבאה.
והערה חשובה: ניצול תקציב רווחה בחיפזון הוא בדיוק המצב שבו משלמים יותר על פחות. מתחם שנשאר פנוי בדצמבר נשאר פנוי מסיבה, וספק שיכול לקלוט אתכם בהתראה של עשרה ימים מתמחר את זה בהתאם.
מה לסגור עכשיו ולהוציא בינואר
זה החלק שרוב הארגונים מפספסים. בהרבה מקרים ההתחייבות התקציבית היא מה שנספר בשנה הנוכחית, גם אם האירוע עצמו מתקיים בינואר או בפברואר. שווה לבדוק את זה מול הכספים אצלכם, כי אם זה אפשרי, זה משנה את כל התמונה.
מה שזה מאפשר: לסגור עכשיו נופש חברה לפברואר, אירוע קיקאוף לפתיחת שנה, או יום גיבוש בינואר. כלומר להוציא את הכסף בזמן, אבל לקבל אירוע מתוכנן כמו שצריך במקום משהו שנדחס לשבועיים. בונוס, ינואר ופברואר הם עונה נמוכה, אז אותו תקציב קונה הרבה יותר.
בשלב הזה, כשצריך לסגור ספקים מהר אבל בלי לשרוף את התקציב, עבודה מול חברת הפקה חוסכת את השלב הכי יקר: החיפוש. במקום שבוע של טלפונים לספקים שכבר תפוסים, אתם מקבלים תוך יומיים תמונה של מה באמת זמין ובכמה.
שורה תחתונה
אם נשאר לכם תקציב, אל תפזרו אותו. בדקו קודם מול הכספים האם התחייבות עכשיו נספרת לשנה הזאת. אם כן, סגרו אירוע אמיתי לינואר ותקבלו הרבה יותר על אותו כסף. ואם חייבים להוציא בדצמבר, בחרו דבר אחד שמרגישים אותו ולא חמישה קטנים שנעלמים.
שאלות ותשובות
עד מתי אפשר לנצל תקציב רווחה?
ברוב הארגונים עד 31 בדצמבר, אבל השאלה האמיתית היא האם נספרת ההוצאה או ההתחייבות. בחלק מהארגונים חוזה חתום ומקדמה ששולמה בדצמבר נספרים לשנה הנוכחית גם אם האירוע בינואר. שווה לברר את זה מול הכספים לפני שמחליטים.
מה הכי מהיר לסגור בדצמבר?
מתנות וחוויות לעובדים, ואחריהן אירוע פנימי במשרד. מתחמים חיצוניים, מלונות וספקי בידור כבר עמוסים מאוד בתקופה הזאת.
עדיף אירוע אחד גדול או כמה קטנים?
כמעט תמיד אחד גדול. הוא זכיר יותר, מייצר שיחה בארגון, וקל יותר להצדיק איתו את תקציב השנה הבאה. פיזור לכמה פעילויות קטנות סוגר את הטבלה אבל לא מורגש.
האם באמת יקר יותר לסגור ברגע האחרון?
כן, בעיקר בנובמבר ודצמבר. מה שנשאר זמין בתקופה הזאת הוא לרוב מה שלא נתפס, והמחיר משקף את חוסר הברירה שלכם.
איך נמנעים מזה בשנה הבאה?
בונים לוח אירועים שנתי כבר בינואר ומשריינים בו תאריכים, גם אם הפרטים לא סגורים. ברוב המקרים מה שגרם לעודף היה אירוע שנדחה ולא חזר ללוח.
