כנס לקוחות שונה מכל אירוע אחר שהארגון שלכם מפיק. ביום גיבוש, אם משהו לא מושלם, העובדים סולחים. בכנס לקוחות יושבים באולם אנשים שאתם רוצים שיחתמו איתכם, יחדשו חוזה או ימליצו עליכם הלאה. כל פרט שלא עובד הם קוראים כאמירה עליכם.
וזה גם האירוע היחיד שאפשר למדוד בכסף. לא לפי כמה היה כיף, אלא לפי מה קרה בשבועות שאחריו.
קודם כל: מה המטרה העסקית
לפני שמדברים על מקום או על מרצים, צריכה להיות תשובה ברורה לשאלה מה אתם רוצים שיקרה אחרי. ארבע המטרות הנפוצות דורשות אירועים שונים לגמרי:
- שימור לקוחות קיימים. פחות במה ויותר זמן לא מובנה. העיקר הוא שאנשי הצוות שלכם יספיקו לדבר עם כל לקוח.
- הצגת מוצר או שירות חדש. כאן התוכן במרכז, וצריך הדגמה אמיתית ולא מצגת.
- גיוס לקוחות חדשים. האירוע חייב ערך עצמאי, כי מי שעוד לא עובד איתכם לא יגיע בשביל לשמוע עליכם.
- מיצוב מקצועי בשוק. מרצה אורח, פאנל, ותוכן שמעניין גם מי שלא קונה מכם.
אירוע שמנסה לעשות את כל הארבעה בדרך כלל לא עושה אף אחד מהם.
רשימת המוזמנים חשובה יותר מהתוכן
זאת הנקודה שהכי מפספסים. כנס לקוחות מצוין עם האנשים הלא נכונים באולם הוא בזבוז, וכנס ממוצע עם שלושים מקבלי החלטות שווה הרבה.
שווה לחשוב על הרשימה לפי תפקיד ולא לפי חברה. מי אצל הלקוח מחליט, מי משפיע, ומי רק משתמש. ולהזמין אישית, לא בדיוור כללי. בפועל, מי שמקבל שיחת טלפון מאיש הקשר שלו מגיע בשיעור גבוה בהרבה ממי שקיבל מייל.
כלל אצבע שכדאי להכיר: מתוך מי שמאשר הגעה, חלק משמעותי לא יגיע בפועל. הפער הזה גדול יותר באירועי בוקר ובאירועים חינמיים. תכננו כמויות לפי הערכה מציאותית ולא לפי רשימת האישורים, אחרת תשלמו על אוכל שאף אחד לא אכל.
הדברים שקובעים אם זה ירגיש מקצועי
בכנס לקוחות אין "מספיק טוב". אלה הנקודות שמייצרות את הרושם, לטוב ולרע:
- הקבלה. חמש הדקות הראשונות. שילוט ברור, תגי שם מוכנים, מישהו שמקבל פנים ולא שולחן ריק.
- ההגברה. הדבר היחיד שאם נכשל, כל השאר לא משנה. דורש ספק רציני ובדיקת סאונד מלאה שעתיים לפני.
- לוח הזמנים. כנס שמתחיל באיחור של עשרים דקות ונגמר באיחור של ארבעים משדר בדיוק את מה שלא רציתם.
- זמן לנטוורקינג. זה לא הפסקה בין הרצאות, זה החלק שבו העסקים באמת קורים. תכננו אותו ברצינות.
- מה קורה אחרי. מי אוסף את הלידים, מי מתקשר, ותוך כמה ימים. בלי זה האירוע נגמר באולם.
למה זה מורכב יותר ממה שזה נראה
בכנס לקוחות יש מרכיב שאין באירוע עובדים: הצוות שלכם לא יכול להיות גם המארח וגם המפיק. אנשי המכירות שלכם צריכים לדבר עם לקוחות, לא לרדוף אחרי טכנאי ההגברה או לחפש איפה נתקעו תגי השם.
מעבר לזה, יש כאן שרשרת ארוכה של ספקים שצריכים להיות מתואמים לדקה: מתחם, הגברה ותאורה, צילום, קייטרינג, מיתוג ושילוט, מנחה ולפעמים מרצה אורח. וכשיש מרצה שמגיע לשעה אחת מדויקת, כל איחור בלוח הזמנים נופל על מישהו.
זאת הסיבה שרוב הארגונים מביאים חברת הפקה לאירוע מהסוג הזה גם כשהם מפיקים לבד את כל שאר האירועים שלהם. לא בגלל שזה מסובך יותר טכנית, אלא בגלל שהאנשים שלכם צריכים להיות פנויים לעשות את העבודה האמיתית שלהם באותו ערב.
שורה תחתונה
כנס לקוחות מתחיל בהחלטה אחת: מה אתם רוצים שיקרה אחריו. משם נגזרים הפורמט, הרשימה והתוכן. השקיעו ברשימת המוזמנים לפחות כמו בתוכן, הניחו שלא כולם יגיעו, וסגרו מראש מי מטפל בלידים ביום שאחרי. אירוע שעושה את שלושת אלה מחזיר את עצמו.
שאלות ותשובות
כמה אנשים צריכים להיות בכנס לקוחות?
אין מספר נכון, זה נגזר מהמטרה. אירוע שימור של שלושים מקבלי החלטות יכול להיות שווה יותר מכנס של מאתיים אנשים שרובם לא רלוונטיים. השאלה היא כמה שיחות אמיתיות הצוות שלכם מסוגל לנהל באותו ערב.
בוקר או ערב?
אירועי בוקר מתאימים לתוכן מקצועי ולקהל שמגיע מהעבודה, אבל שיעור הנשירה בהם גבוה יותר. אירועי ערב מייצרים אווירה טובה יותר לנטוורקינג, בתמורה לכך שאתם מבקשים מהלקוח זמן פרטי.
כמה זמן מראש מתחילים?
שלושה חודשים לאירוע בינוני. ההזמנות עצמן צריכות לצאת כשישה שבועות מראש, עם תזכורת שבוע לפני ועוד אחת ביום האירוע. יומנים של מנהלים נסגרים מוקדם.
איך יודעים אם הכנס הצליח?
לא לפי התחושה באולם. קבעו מראש מה נמדד: פגישות שנקבעו, הזדמנויות שנפתחו, חידושי חוזה. ובדקו שוב חודש אחרי, לא למחרת.
האם שווה לצלם את האירוע?
כן, אבל מסיבה אחרת ממה שחושבים. התמונות והווידאו הם החומר שמשרת אתכם בשיווק במשך חודשים, וגם ההזמנה המשכנעת ביותר לכנס של השנה הבאה.
